‘Hi Sandra, how are you?’ 

Nu ze zijn stem hoort, weet ze dat het menens is.

Hij begint over het weer bij hem in Zwitserland en maakt een grapje over de typische Nederlandse regen. Ze glimlacht beleefd naar het telefoontoestel en kijkt naar buiten. Het is eind oktober maar de West-Friese zon schijnt nog steeds over de parkeerplaatsen. Ze knijpt haar ogen dicht tegen de schittering op de autoramen en zucht. Cut the crap, denkt ze. Geen formaliteiten graag, ik wil nu weten waar ik aan toe ben. Trek die pleister er maar af.

Hij schraapt zijn keel en kucht even. Ze herkent de aanloop naar een slecht nieuws gesprek en gaat rechtop zitten. Ze zou kunnen zeggen dat ze al weet wat er komt en hij er zelf misschien niets aan kan doen. Dat het niet uitmaakt en alles vast weer goed komt. Omdat ze met haar achtergrond en ervaring vast zo weer aan de slag kan. En dat ze by the way toch al had bedacht het roer om te gooien en dit de spreekwoordelijke schop onder haar kont is.

Maar dat doet ze allemaal niet. Zij pijn, hij pijn.

Afgelopen zomer haalde hij haar voor drie dagen naar Bazel, het administratieve hoofdkantoor van het internationale concern. Van alle business controllers in Europa leerde zij haar nieuwe leidinggevende alles over calculatiemethodes, afschrijfsystemen en begrotingsplannen. Een halve week zwoegen in een kantoortje met bittere automatenkoffie, kleffe broodjes en lange werkdagen. Maar het maakte niet uit, alles voor de zaak. Dat was toch altijd al haar motto?

Nog geen maand na thuiskomst van die intense werkweek vond ze de brief op het kopieerapparaat. Ze herinnert zich het moment nog goed. Het was bijna vijf uur in de middag toen ze de verlaten gang in liep naar wat ze het kopieerhok noemden. Een klein kamertje zonder ramen met alleen een grote kopieermachine en in de hoek een open stellingkast met dozen blanco papier. Ze liep de ruimte in en opende de klep van het apparaat om haar kopietjes te kunnen maken.

En daar lag een A4’tje. Ze legde haar eigen stapeltje op de machine en pakte het blad. Het voelde stevig aan, van dat papier waarvan je weet dat je het niet zomaar verfrommelt. Het zou moeilijk zijn om het scherp dubbel te vouwen. Omdat ze het wilde teruggeven aan de rechtmatige eigenaar draaide ze het vel om en bestudeerde de voorkant. De handtekening onderaan de brief kwam haar vaag bekend voor. Van wie was dat handschrift ook alweer? Ze scande de getypte tekst en terwijl ze door de zinnen heen zigzagde, las ze ineens haar eigen naam. Ze pakte het vel met twee handen vast en las met opgetrokken wenkbrauwen verder. Toen ze zich realiseerde wat ze in haar handen had, sloeg ze haar linkerhand voor haar mond. Een brief van haar leidinggevende aan de ondernemingsraad met het verzoek tot opheffing van haar functie. Opheffen? Ze las verder tot ze zeker wist dat ze het bij het rechte eind had.

Hoe was het in hemelsnaam mogelijk dat haar functie kwam te vervallen? Sinds haar start zo’n vijf jaar geleden kwam ze elke week tijd te kort, werkte zeven dagen per week en zelfs na het naar bed brengen van haar kinderen klapte ze vaak haar laptop gehaast weer open om weer verder te werken.

‘So, Sandra…. ‘

Als ze uit de verte zijn stem weer hoort, is het alsof ze wakker schrikt. Ze is niet in het kopieerhok, maar hier aan de telefoon met hem, haar leidinggevende.

Hij vertelt haar dat hij weet dat ze zijn brief aan de OR vond. Spijtig dat ze er zo achter kwam, maar sommige dingen moeten nou eenmaal zo zijn, vult hij aan. En misschien was het toch wel handig dat het zo verliep.

Hij wacht haar reactie niet af en praat verder. Het is geen reorganisatie maar een herinrichting, hoort ze hem zeggen, een slimmere manier van werken tussen de divisies. Het ligt niet aan haar, de business vraagt nou eenmaal om mee te schakelen. En misschien verhuist haar functie naar Bazel, bij hem op kantoor, maar misschien ook niet. Ze vangt steeds minder hele zinnen en meer steekwoorden op, terwijl hij op de achtergrond doorpraat. Hij klinkt dof en ver weg. Iets met waardering en inzet, nieuwe kansen en mogelijkheden. Ook komt er een Indiaas gezegde voorbij over invloed en loslaten. De woorden komen amper nog binnen.

Dan is hij even stil. Een adempauze of aarzeling, daar kan ze zo door de telefoon de vinger niet op leggen. En dan de uitsmijter. Of ze haar ontslag de komende maanden nog even voor zich wil houden, want er zijn nog te veel open eindjes. Het een en ander is legally nog niet rond. Als ze haar teamleden nu al zou informeren, zou dat bovendien verwarrend voor ze zijn. Afleiding is niet handig in de drukste tijd van het jaar, we gaan immers bijna de periode van de financiële jaarafsluiting in en de reorganisatie is niet per direct natuurlijk. Per wanneer wel? Dat weet hij nog niet maar daar komen ze zo snel mogelijk op terug. Maar dat moet toch geen probleem zijn? Het is een verzoek zonder vraagteken. Hij belt haar wel zodra er meer details bekend zijn.

Ze hoort zichzelf instemmen met zijn voorstel. Ze kan geen andere reactie bedenken. Alsof het vastzit, het lukt haar niet om los te wrikken. Een plaat die blijft hangen.

‘Are you okay?’

‘Ja. Zeker. Spreek je binnenkort weer.’ Haar stem klinkt staccato.

Als ze de telefoonhoorn met een klik neerlegt, blijft ze nog even zitten. De schittering van de zon op de auto’s buiten heeft plaatsgemaakt voor een grijs wolkendek. Als het maar niet gaat regenen, denk ze. Dan heeft ‘ie ook daar zijn zin gekregen.

Na een paar minuten naar buiten staren, staat ze zuchtend op. Ze voelt door haar wankele benen hoe verkrampt ze heeft gezeten. Ze haalt diep adem, telt in haar hoofd tot drie en trekt de deur met een zwaai open. Ze neemt een grote teug lucht en stapt de gang in.

Er is genoeg te doen.

Ergernis, verkeerdere verwachtingen of overgaan tot actie zonder het hele speelveld te overzien. Wie kent het (niet)? Van buiten onbewogen en ogenschijnlijk professioneel. Maar van binnen kolkt het. Het gebeurt vaak onder tafel, binnensmonds. Maar is weldegelijk voelbaar en heeft enorme impact op resultaten. Het overkomt de beste teams en hun managers. Herkenbaar? Dan ben je al ruim over de helft in het vinden van een oplossing. Erkenning van ‘een’ probleem is namelijk de eerste én meteen moeilijkste stap. Hoe nu verder? Daar geef ik je graag inzicht in.

 

Vraag achter de vraag

‘Te druk. Waarom krijgen we nooit iets voor elkaar? Er moeten écht mensen bij.’ Vragen en conclusies die aan de oppervlakte heel legitiem lijken. Zeker als je gevoelsmatig in de put zit. Om vanaf dit punt boven de materie uit te stijgen, en met een helicopterview naar de situatie te kijken is dan bijzonder moeilijk. Zo zie ik in mijn dagelijkse praktijk. Managers die hiermee te maken hebben help ik in een uitvoerig intaketraject om ‘de centrale vraag achter de vraag’ te achterhalen. Echt tot de kern te komen van het probleem en issues identificeren die het team vooruit gaan helpen. Ik ga hiervoor in gesprek met de leidinggevende van een team. Maar, nodig ook teamleden zelf uit. Diverse perspectieven helpen namelijk om een diagnose te stellen en een heldere werkcasus te maken. Inclusief concrete doelstelling. Want; hoe concreter hoe beter.

Doel kan bijvoorbeeld zijn het ontwikkelen van een werkwijze die past bij het team en de aard van de werkzaamheden. Klinkt logisch denk je? Toch zie ik regelmatig dat door een veranderende teamsamenstelling of ontwikkelingen in de verdere organisatie er vaak een mismatch ontstaat. Waarbij de dagelijkse gang van zaken en doen zoals we het altijd al deden niet meer (voldoende) bijdragen aan de bedrijfsdoelstelling. Dit kan leiden tot een daling van persoonlijke betrokkenheid en motivatie en zelfs inspiratie binnen teams. Met als gevolg; een niet constructief samenspel dat er in de loop van tijd insluipt. Wanneer je dit identificeert, dan is het tijd om de cyclus te doorbreken.

 

Doorbreken van de cyclus

Ik maak hiervoor één of meerdaagse dagprogramma’s. Geheel op maat voor een team en de uitdagingen die er liggen. Op zo’n teamdag gaan we intensief met elkaar aan de slag. Ik zorg voor een veilige omgeving en onder mijn begeleiding voeren we gesprekken en opdrachten uit die inzicht geven in de kern van het centrale vraagstuk(ken). Of mijn methodiek een wondermiddel is? Ja en nee. Aan het einde van de dag is echt niet alles perfect. Maar wat ik wel voor elkaar krijg is dat het team de transitie maakt van onbewust ‘onbekwaam’ naar een situatie waarbij men zich bewust is van (niet zulke handige) patronen en rolverdelingen. De aanpak en wat nodig is maak ik inzichtelijk en uiteindelijk altijd individueel. Je bent immers niet alleen lid van een team maar ook een peroon met eigen kwaliteiten, wensen, valkuilen en voorkeuren. Door in te zoomen op de personen zelf, werkt iedereen aan zijn of haar eigen persoonlijke ontwikkeling en ontvangen ze een schat aan zelfinzicht en ervaring. Ik trek de inzichten vervolgens ‘op’ naar de centrale teamwerkwijze en formuleer samen met hen een individueel ontwikkeldoel waaraan men blijft werken.

 

Laatkomen is niet onschuldig

Is zo’n aanpak confronterend? Die momenten zijn er absoluut. Een praktijksituatie die vast herkenbaar is zijn bijvoorbeeld laatkomers -en niemand die hier iets van zegt. Klinkt onschuldig maar ondertussen begint de eerste irritatie vaak hier al te sluimeren. Tijdens een bewuste teamdag startten we met een oefening die ik centraal uitlegde. Halverwege mijn derde zin werd ik onderbroken met een duidelijke ‘Okee, prima! Dit kunnen we zo wel even doen’. Met als gevolg dat drie van de twaalf mensen opstonden om plenair aan de slag te gaan. In plaats van opsplitsen in groepjes dus. Je ziet dan dat één deel van de groep de verdere uitleg nog wil horen en het andere deel al in de actiestand staat. Met voilà irritatie nummer 2 van de dag! Toen was het nog maar half tien.

Vaak laat ik dit soort situaties gaan. Om te kijken hoe men op elkaar reageert. Maar zodra een patroon duidelijk is, grijp ik in. Of ik nu een heel dagprogramma heb voorbereid of niet. Door stil te staan bij deze momenten en inzicht te geven in wat er gebeurt, leg je écht de achterliggende reden bloot van het niet optimaal functioneren van het team. In dit geval was de conclusie klink en klaar: we hollen steeds zodra er iets te doen is, maar vergeten het hogere doel in het vizier te houden. Dan lijkt het alsof we druk zijn. Maar in feite moeten we het bij aanvang hebben over onze organisatie. Ieders rol hierin en de verwachtingen helder maken. Ik link dit direct naar het specieke voorval. Dus niet goedkeurend koffie aanbieden aan laatkomers als we er van balen. Terwijl hierdoor vanaf begin af aan (onbewust) verdeling ontstaat in teams. In plaats hiervan leer ik deelnemers aanspreken en adresseren.

Dat zoiets als onschuldige koffie en laatkomen dit kunnen blootleggen is een mooie en concrete bijkomstigheid. Wanneer ik dit trek naar bijvoorbeeld werksituaties waarin deadlines te paskomen of men op elkaars werk moet aankunnen in de zorg of onderwijs, ja dan gaan we echt bouwen. Zeker als men op dag twee toe is aan elkaar corrigeren op een speelse en constructieve manier. Waarbij patronen worden doorbroken en men een nieuwe dynamiek vindt in de onderlinge samenwerking. De wonderen… zijn de wereld dan nog niet uit 😉

Wil jij meer weten of een frisse blik ontvangen op jouw casus, teamaanpak of werksituatie? Laat het mij weten

‘Ik weet het gewoon even niet meer. Het begon bij een conflict tussen twee collega’s maar inmiddels is het een ding van het hele team geworden.’ De directeur zet twee bekers koffie op de tafel tussen ons in en neemt plaats aan de andere kant. We spreken elkaar op 1,5 meter afstand in zijn kantoor. Hij kijkt naar buiten en haalt zijn schouders op.

‘Ik dacht ook echt dat het uit was gesproken tussen die twee’, vervolgt hij.

‘Ik heb eerst met de een gesproken en toen met de ander. Daarna heb ik ze met elkaar laten praten en uit het team feedback laten ophalen. Over zichzelf. Zodat ze ook eens uit het team zouden horen hoe hun gedrag wordt ervaren. En raad eens wat? Niemand zei er iets van’. Op elk woord in deze laatste zin legt hij een klemtoon.

‘Dus die twee roepen nu ‘Zie je wel er is niets aan de hand.’ Terwijl de spanning gewoon nog steeds voelbaar is. Bij iedereen.’ Hij staat zuchtend op van zijn plek en begint heen en weer te lopen.

‘Het heeft me verdorie ook hartstikke veel tijd gekost al die gesprekken’, klinkt hij nu geïrriteerd.

‘En nu lijkt het vertrouwen onderling nog slechter te worden. Ik wil geen schoolmeester zijn. Dus vertel maar, wat moet ik doen?’ Hij gaat weer zitten en kijkt me afwachtend aan.

Een beeld van een jaar of vijftien geleden schiet door mijn hoofd. Ik gaf leiding aan een team waarin er maandenlang gedoe was. Ik kon er de vinger niet op leggen en dacht dat ik het zelf moest oplossen. Je blijft proberen en draait voor je gevoel in rondjes, terwijl je ook nog gewoon de rest van je werk moet doen en een club mensen wilt managen. Zo frustrerend. Had ik toen maar geweten dat het soms juist knap lastig kan zijn om hier als leidinggevende alleen voor te staan. Je bent ook nog eens onderdeel van het team.

En nu is het mijn dagelijkse werk om aan de slag te gaan met teams waar iets beter kan op het gebied van samenwerken. Ontwikkeltrajecten die elke keer weer maatwerk zijn, samen werkend met jou als leidinggevende. En dat hoeft echt niet altijd een conflict te zijn.